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terça-feira, 30 de agosto de 2011

Reuniões são necessárias?

Grande parte das decisões tomadas por um pequeno ou médio empresário à frente de negócios em expansão é baseada em trocas de idéias diárias com funcionários, clientes e fornecedores. Para se inteirar de tudo o que acontece na empresa, não há como fugir – pelo menos alguns pedaços da agenda precisam ser reservados para reuniões de trabalho. “Reuniões são úteis para que o empreendedor tenha uma visão mais abrangente antes de dar um passo adiante”, diz o consultor Costacurta Junqueira, do Instituto MVC, especializado em educação empresarial. "O problema é quando elas duram mais do que deveriam”. Diminuir a frequência das reuniões, fazer com que durem só o necessário e torná-las eficientes é um exercício que vale a pena.

É necessário?
Num primeiro momento e soterrados por uma montanha de atribuições, muitos empreendedores não conseguem parar para refletir sobre algo aparentemente menor e acabam marcando reuniões que ninguém, nem eles mesmos, sabe ao certo para que servem.

Como o cenário de uma empresa está em constante mudança, seja em momentos de expansão ou retração, é necessário que haja uma revisão da periodicidade das reuniões. Nos períodos de expansão, devemos ficar atentos e renovar os processos a cada três meses e nunca permitir que alguém passe 50% do tempo de trabalho em reuniões.

As pessoas certas
Numa pequena e média empresa, ser minucioso ao escolher quem deve participar de uma reunião de trabalho não é apenas uma questão de bom senso, mas também de economia.

Uma das origens do desperdício está na convocação. Todos os participantes devem ter motivos claros para estarem ali enquanto poderiam fazer outra coisa mais útil para a empresa. O que se percebe é que muitas das vezes todos gostam de participar, pois são atraídos pelo sentimento de “sair da rotina” e pelo famoso “lanchinho” promovido pelo proprietário como forma de confraternização.

Devem estar presentes funcionários com direito a voto numa decisão importante ou aqueles que terão de tomar providências posteriores em decorrência do que for deliberado na ocasião. Na ausência dessas razões, são altas as chances do participante fazer intervenções apenas para justificar sua presença.
  

Definindo a Pauta
Muitos empreendedores atribulados com a gestão do dia a dia acham que a pauta por estar em suas cabeças e a ordem dos assuntos pré-definidas já é o suficiente para dar continuidade e sequência nos temas a serem abordados. Esse é um dos fatores para o excesso de tempo gasto nas reuniões.

Como sugestão pode seguir: escrever um e-mail com o nome dos participantes, quem será o condutor, o objetivo geral e os pontos a ser discutidos. Esse mesmo e-mail pode conter anexos com documentos a ser estudados com antecedência. O preparo ajuda a tornar as intervenções mais ricas e produtivas.

Definindo o tempo
É muito importante nas reuniões que ao definir o condutor, o mesmo possa se preparar e determinar quanto tempo será dedicado para cada assunto. Dessa forma, o condutor poderá enviar aos participantes a agenda da reunião, tentando evitar aquela situação, tão comum, do indivíduo que se empolga com algum detalhe e não para mais de falar sobre um aspecto que só ele está achando tão importante assim.

Outro aspecto importante nessa organização é que conseguimos evitar um problema recorrente: os atrasos e a dispersão. Se ainda sim houver dispersão, é recomendável chegar perto de quem está distraído ou convidá-lo a expor sua opinião sobre o que se está falando.

Recomenda-se...
Todo esforço investido para organizar uma reunião bem estruturada não faria sentido se não sair da sala um plano de ação a ser cumprido nos períodos seguintes. Recomenda-se que o condutor da reunião redija um e-mail e/ou documento em forma de tópicos que foram abordados de forma resumida, porém, deve constar quem ficou responsável pela execução das tarefas e quem deve cobrar de quem. Colher os vistos de participação serve como registro.

Mudança de comportamento
È importante que o empreendedor perceba e entenda o quanto é necessário a mudança de comportamento dele mesmo, pois as  reuniões são ferramentas imprescindíveis para a resolução de problemas e surgimento de novas idéias e diretrizes para aumentar os rendimentos da empresa.

Fonte: Texto adptado por Emerson Santana

Sucesso Sempre!!!


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