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quarta-feira, 30 de novembro de 2011

Etapas para implantação do Projeto OBZ

O Orçamento Base Zero (OBZ) segue a vertente dos conceitos que buscam manter o orçamento mais flexível, bem como utilizar essa ferramenta gerencial como o principal instrumento de controle e avaliação do desempenho dos gestores.
As empresas que adotam o conceito de OBZ discutem anualmente, na época da elaboração do orçamento, cada uma de suas atividades, considerando a necessidade ou não de sua existência. É por essa razão que podemos dizer que o OBZ é a aplicação dos conceitos da reengenharia dos processos de negócio no orçamento.
Ele exige que cada administrador justifique seu pedido de verba detalhadamente, transferindo o ônus da prova para ele, que tem de justificar por que deve gastar o dinheiro. Esse processo requer que todas as atividades e operações sejam identificadas em pacotes de decisões, os quais são avaliados e priorizados pela ordem de importância, por meio de uma análise sistemática. Assim, para cada período de planejamento, o ponto de partida para as linhas de item orçado é zero.
De acordo com o OBZ, os planejadores alocam os recursos escassos da empresa em propostas de gastos, que, segundo eles, isso ajudará para que a empresa possa atingir suas metas.  Embora aparentemente lógica essa abordagem é usada principalmente para avaliar a maioria das despesas governamentais, podendo ser aplicada em empresas com fins lucrativos, não apenas para as despesas discricionárias, como pesquisa e desenvolvimento ou publicidade e treinamento pessoal.

Conceitos OBZ:
·                    Variável Base Zero (VBZ): as Variáveis Bases Zero referem-se a uma Conta ou a um grupo de Contas Contábeis / Financeiras. As Variáveis Bases Zero são os agrupamentos de Contas com as mesmas características que compõem os Pacotes.
·                    Nível Base Zero (NBZ): o Nível Base Zero, é o menor nível onde será
realizado o levantamento de dados, referem-se a um Centro de Custo ou a um agrupamento de Centros de Custo. Os Níveis Base Zero são os agrupamentos de Centros de Custo que compõem as Variáveis Bases Zero e como serão analisadas as atividades administrativas, operacionais e de vendas.
·                    Pacotes: são agrupamentos de VBZ’s com características similares.
·                    Premissas: são regras e réguas para a elaboração de cada Pacote e VBZ.
·                    Regras: elas definem o quê, quando e como alocar gastos em cada item.
·                    Réguas: são os limites pré-definidos para a elaboração do orçamento.

1° Passo: Modelo de Gestão Financeira
O primeiro ponto importante detectado para viabilizar a implantação do OBZ está relacionado à existência de um modelo denominado “Sistema de Gestão Financeira” criado para atender as necessidades da empresa. Por meio desse modelo é possível acompanhar o fluxo das informações úteis para a elaboração do OBZ. Tal modelo é apresentado por meio de um fluxograma capaz de explicar os passos e os Controles Básicos Financeiros, interligados entre si, capaz de resultar em uma DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) Financeira e a implantação do projeto orçamentário.  Na empresa, este modelo é alimentado das informações do “Diário de caixa”, do “Diário de banco”, dos registros do “Contas a Receber” e do “Contas a pagar”, bem como do “Fluxo de caixa” obtido pelo demonstrativo em que todas as informações relacionadas às entradas e saídas de caixa são integradas. Tais informações, relacionadas com os demonstrativos de faturamento e de despesas, viabiliza a elaboração da Demonstração do Resultado do Exercício, bem com na elaboração do orçamento dentro da metodologia OBZ.

2° Passo: Matriz de Responsabilidades
A partir de um plano de contas estruturado e integrado, tendo ao longo desse período uma consolidação e padronização dos lançamentos, é possível estabelecer e visualizar as variações ocorridas dentro de cada centro de custo da empresa. Isso proporciona a elaboração da Matriz de Responsabilidades através dos conceitos OBZ, adequando-se ao Plano de Contas da empresa e atribuindo aos gestores de cada setor responsabilidades à elaboração e controle das NBZ’s de acordo com as características e gestão dentro de suas respectivas funções.

3° Passo: Elaboração dos formulários de Premissas, Regras e Réguas
Elaboração dos formulários das Premissas, Regras e Réguas conforme conceitos para cada despesa do Consolidado de Despesas.

4° Passo: Elaboração dos formulários de justificativas
Elaboração dos formulários de justificativas para cada despesa do Consolidado de Despesas.

5° Passo: Planilha orçamentária
Seguindo os processos de elaboração do Orçamento é desenvolvida uma planilha orçamentária ligada diretamente aos resultados obtidos do Consolidado de Informações mediante a implantação dos Instrumentos Básicos de Gestão Financeira, o que proporciona o acompanhamento diário e mensal do Realizado x Previsto no orçamento anual.

6° Passo: Formulário de justificativas mensal
De acordo com o cronograma orçamentário é necessário realizar reuniões periódicas e mensais para acompanhamento dos resultados Realizado x Previsto. Assim sendo, cada gestor responsável pelo Pacote deve se reunir com o Gestor do Orçamento para a elaboração das justificativas de estouro ou sobra e/ou necessidade de revisar o orçamento. Este formulário nos permite acompanhar dessa forma as anomalias do orçamento nos fornecendo subsídios para uma avaliação correta eventos ocorridos.

7° Passo: Revisão do orçamento
A revisão do orçamento poderá ser feita mediante a identificação de alguma ação antes prevista no ato da elaboração do orçamento e não realizada no decorrer do ano de execução do orçamento, agindo assim de forma corretiva e elaborando novas ações de execução.

Resultados
Este projeto tem por finalidade aplicar um modelo de sistema de informação financeira voltado para pequena e microempresa, adotando uma linguagem compatível com a capacidade de interpretação das informações por parte do gestor com o objetivo de demonstrar a viabilidade de implantação de um Projeto Orçamentário, dentro da metodologia “Orçamento Base Zero” (OBZ).

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